Die öffentlichen Haushalte entlasten

Raik Schmeichel, Global Portfolio Manager bei der Siemens Business Services GmbH & Co. OHG in Berlin schreibt in diesem Artikel über die elektronische Beschaffung für öffentliche Auftraggeber

Nachhaltiges Optimierungspotenzial bietet der Einsatz moderner Technologien Bund, Ländern und Kommunen. Doch ist der Schritt ins Internet nicht nur sinnvoll, um den Bürgern auf der Datenautobahn ein Stück entgegenzukommen oder Beamte in ihrer Tätigkeit zu entlasten. Ein wichtiges Argument für den Einsatz von Internet-Technologien sind angesichts reduzierter Haushaltsmittel die Einsparmöglichkeiten im Rahmen des Beschaffungswesens.

Für mehr als 254 Milliarden Euro – rund 13 Prozent des Bruttoinlandprodukts – beschafft der Staat zur Zeit nach Angaben des
Bundesverbandes der Deutschen Industrie Sach- und Dienstleistungen für seine Ämter und Behörden. Untersuchungen gehen davon aus, dass durch die Abwicklung dieses Prozesses über das World Wide Web die Verwaltungskosten um 25 bis 75 Prozent und die Einkaufspreise um durchschnittlich zehn bis 30 Prozent gesenkt werden könnten. Das so genannte E-Procurement könnte darüber hinaus die Beschaffung insgesamt erheblich beschleunigen. Bundesweit würden so 15 bis 30 Milliarden Euro an Steuergeldern gespart.

Sollen mit E-Government alle Ressourcen ausgeschöpft werden, so kommen die Behörden an E-Procurement nicht vorbei. Doch stehen die Verwaltungen nach einer Studie der
Universität Witten-Herdecke, die den Entwicklungsstand des kommunalen Beschaffungswesens im Internet analysiert hat, hier noch ganz am Anfang: Demnach haben vier von fünf Einkäufern in den Behörden keine Erfahrung mit Ausschreibungen über das Internet. Lediglich bei neun Prozent der Befragten steht das Thema oben auf der Agenda. Und dies, obwohl ein Fünftel bis ein Viertel der Befragten sich hiervon geringere Verwaltungskosten, kürzere Beschaffungszeiten und niedrigere Einkaufspreise erwarten. Andere Nationen in Europa sind da weiter: Die englische Verwaltung beispielsweise erledigt 90 Prozent aller Beschaffungen via Internet.

Allerdings hält die Umstellung auf elektronische Beschaffung für die öffentlichen Auftraggeber in Deutschland einige Stolpersteine bereit. Im Gegensatz zur Privatwirtschaft muss sich die öffentliche Hand bei der Beschaffung ihres Bedarfs weitgehend nach spezifischen gesetzlichen Vorschriften, wie der Vergabeordnung, sowie weiteren nationalen beziehungsweise europaweiten gesetzlichen Regelungen richten. Immerhin hat die Politik diese Entwicklungen nicht verschlafen: So enthält die seit Februar aktuelle Form der Vergabeverordnung für öffentliche Aufträge die wichtige Neuerung, dass Angebote auch elektronisch abgegeben werden können. Und ab dem 17. Januar 2002 müssen EU-weit bei der Vergabe öffentlicher Aufträge auch elektronische Angebote akzeptiert werden. Das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Innern hat dazu bereits die technischen Voraussetzungen geschaffen und ist seit Anfang Mai dieses Jahres in der Lage, elektronische Ausschreibung und Vergabe über das Internet abzuwickeln.

Weitere Hürden auf dem Weg zum elektronischen Beschaffungsprozess sind komplexe Genehmigungswege und Organisationsstrukturen, die zwar einerseits dazu beitragen, Korruption zu vermeiden, andererseits aber auch den Prozessablauf behindern. Zusätzlich ist die softwaretechnische Unterstützung der Einkaufsaktivitäten meist mangelhaft. Die Nutzung geeigneter Technologien sowie eine gewisse Dezentralisierung der Beschaffungsprozesse könnten hier einen wesentlichen Beitrag zu Effizienzsteigerung und Kostenreduzierung leisten.

Eine ganzheitliche Lösung, die den öffentlichen Einkauf durchgehend elektronisch durchführt und schematisiert, ist nur ein Bestandteil einer medienbruchfreien Prozessabwicklung. Ein automatisierter Verwaltungsablauf beinhaltet darüber hinaus auf der Basis der gesetzlichen Grundlagen vereinfachte Arbeitsabläufe. Um die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation optimal und konsequent ausschöpfen zu können, sollten alle Teilnehmer eingebunden werden. Mittlerweile sind verschiedene elektronische Einkaufssysteme und Tools verfügbar, wobei diese Anwendungslösungen vorwiegend auf der Seite der einkaufenden Verwaltung implementiert wurden. Folgende Aspekte werden dabei besonders berücksichtigt:

• Einbindung der Mitarbeiter in den öffentlichen Beschaffungsprozess
• schnellere Abwicklung des eigentlichen Beschaffungsprozesses
• unmittelbarer Zugriff auf Produktinformationen durch die Integration der Lieferanten-Kataloge
• Einbindung von Produktinformationen in die Leistungsbeschreibung zur einfacheren Erstellung der Verdingungsunterlage
• Umsetzung von rechtssicheren Vergabeverfahren mit sicherem Datentransfer
• effiziente Abwicklung von Rahmenvertragsabrufen, Warenlieferungen, Rechnungen und Zahlungen
• Integration von verwaltungsinternen Genehmigungsverfahren
• Realisierung neuer Geschäftsszenarien
• flexible Implementierungsszenarien und Integration in bestehende Legacy-Systeme
• eine Lösung, die in der Verwaltung wachsen kann

Doch haben die bisher gesammelten Erfahrungen gezeigt, dass sich die Einführung oder besser die Vermarktung dieser elektronischen Vergabe- und Beschaffungslösungen in der öffentlichen Verwaltung schwierig gestaltet. Die Gründe dafür sind vielschichtig und liegen einerseits an den technischen sowie organisatorischen Gegebenheiten. Andererseits mangelte es teilweise an dem Bewusstsein, die öffentliche Beschaffung ganzheitlich zu betrachten. Hier hat sich aber mittlerweile viel getan und die öffentlichen Verwaltungen befassen sich mehr und mehr mit diesem Thema. Beispielhaft ist wieder das Beschaffungsamt des Bundesministeriums des Inneren zu nennen, welches künftig den gesamten Vergabeprozess der Behörde – vom Anmelden des Bedarfs bis zur Auslieferung – bündeln und elektronisch abwickeln wird. Mit dem Projekt “Öffentlicher Eink@uf Online” und dem Leitprojekt ”
e-Vergabe” hat das Amt ein ganzheitliches Verfahren für den Online-Einkauf entwickelt, welches aus den Elementen Kommunikation zwischen Bedarfsträger und Beschaffungsamt, elektronisches Vergabe-Modul, e-Vergabe-Plattform und virtueller Marktplatz besteht.