Bayern setzt auf elektronische Beschaffung

Wolfgang Jacob ist Geschäftsführer der VMB GmbH und stellt in diesem Artikel seinen virtuellen Marktplatz baynet.de vor

Als einer der deutschen Pioniere im E-Government setzt der Freistaat Bayern mit dem landesweiten Behördenportal “Virtueller Marktplatz Bayern” (VMB) einen Schritt auf dem Weg zum Dienstleistungsstaat. Denn elektronische Plattform erspart den Bürgern zwischen Alpenrand und Main mittlerweile viel Zeit und Lauferei.

Unter der einheitlichen Internetadresse
www.baynet.de bekommen die Bewohner des Freistaats – thematisch gegliedert – Hilfe in zahlreichen Situationen, von behördlichen Dienstleistungen über allgemeine Informationen bis hin zu kommerziellen Angeboten in der jeweiligen Region. Erklärtes Ziel des Projekts: Bürger, Behörden, Käufer, Verkäufer und Dienstleistungsunternehmen auf einer einzigen Plattform zusammenzubringen und Behörden und Unternehmen mit technologischen Lösungen zu unterstützen, um Dienstleistungs-, Einkaufs- und Verkaufsprozesse mit Hilfe des Internet einfacher und schneller zu gestalten. Zudem soll die Nutzung des Internet durch die Bürger, die Wirtschaft und die öffentliche Verwaltung gezielt stimuliert werden und damit den Nutzen der neuen Technik für die Marktteilnehmer zu potenzieren. Betrieben wird diese Plattform von der VMB – Virtueller Marktplatz Bayern GmbH mit Sitz in Hallbergmoos, die vom Münchener IT-Dienstleister Siemens Business Services und der Walldorfer SAP AG zu diesem Zweck gegründet wurde.

Mit der Eröffnung des VMB hat Bayern auf dem Weg vom Verwaltungs- hin zum Dienstleistungsstaat einen wichtigen Schritt getan. Und zwar keineswegs zu früh: Denn laut Untersuchungen des US-Marktforschungsinstituts Forrester Research wird die Wandlung der staatlichen Aufgaben innerhalb der kommenden sechs Jahre rasant fortschreiten. Im Rahmen dieser Umstellung werden sich die Behörden zu Serviceorganisationen wandeln, die dem Bürger rund um die Uhr Leistungen zur Verfügung stellen. Darüber hinaus können die Sachbearbeiter durch den Einsatz neuer Technologien von Routineaufgaben entlastet und bei den einzelnen Ämtern Kosten eingespart werden. Auch die Entwicklung einer positiven Eigendynamik und die fachliche Erweiterung, Beschleunigung und zeitliche Verkürzung von Prozessen und Arbeitsvorgängen sind Bestandteil dieses Wandels. Übergreifend wird diese neue Dimension in der Dienstleistung der öffentlichen Verwaltung im internationalen Sprachgebrauch als “one-stop-government” bezeichnet. So soll der Virtuelle Marktplatz Bayern nicht nur zur Verbesserung des Bürgerservice im Freistaat beitragen, sondern auch die verwaltungsinternen Abläufe beschleunigen. Zum Beispiel im Beschaffungsbereich. Mit einer integrierten E-Procurement-Lösung wollen die Verantwortlichen erhebliche Kosten einsparen.

In Bayern ist das Thema E-Procurement längst keine Neuheit mehr. Bereits 1998 wurde im Freistaat der erste Pilotversuch zur Online-Beschaffung von Toner für die Kopiergeräte der Landesbehörden gestartet, im Februar 2000 kam ein zweites Projekt im Bereich Papierbeschaffung für das Innen-, Finanz- und Landwirtschaftsministerium sowie für die Polizei und die Staatskanzlei hinzu. Mit der VOL/A-konformen Internet-Lösung für einen EU-Teilnahmewettbewerb mit nachfolgender beschränkter Ausschreibung konnte nach Angaben der Verantwortlichen durch die Bündelung der Einkaufsprozesse alleine bei den Einkaufskosten Einsparungen von 26 Prozent realisiert werden. Die Prozess- und Transaktionskosten wurden um rund 80 Prozent gesenkt.

Das immense Potenzial für das E-Procurement im Bereich der öffentlichen Verwaltungen ist jedoch durch die rechtlichen Besonderheiten in diesem Segment schwieriger zu realisieren. Denn im so genannten Adminstration-to-Business-Bereich (A2B) müssen anders als beim Business-to-Business (B2B) bei der öffentlichen Ausschreibung beispielsweise das Vergaberecht beachtet und im Internet entsprechend umgesetzt werden.

In Bayern soll die elektronische Beschaffung für die öffentliche Verwaltung künftig integraler Bestandteil der umfassenden VMB-Plattform werden. Der Freistaat will in Zukunft erhebliche Anteile der Beschaffung von nicht ausschreibungsrelevanten Materialien und Dienstleistungen über den VMB abwickeln. Dabei geht es allerdings nicht nur um den Einkauf eines Bürostuhls oder eines Wörterbuches, sondern die geplante Lösung erlaubt es künftig auch, komplexe Abläufe wie den Ausschreibungs- und Bieteprozess End-to-End-integriert mit einer Back-End-Lösung zu betreiben. Den notwendigen Investitionen in Hard- und Software durch die einzelne Verwaltung stehen längerfristig wesentlich geringere Prozesskosten gegenüber, wodurch ein relativ schneller Return of Investment möglich ist.

Neben den bayrischen Behörden soll auch der Mittelstand des Bundeslandes über den VMB einen günstigen und einfachen Zugang zu B2B-Lösungen und A2B-Anwendungen erhalten. Im A2B-Bereich ist auf der VMB-Plattform auch bereits eine E-Procurement-Lösung erprobt worden, die es den öffentlichen Verwaltungen ermöglicht, ihre Materialbeschaffung ins Netz zu verlagern. Dazu wurde zunächst die Beschaffung von Standardprodukten – das heißt vor allem von Bürobedarf, Toner und technischen Ausstattungsgegenständen – per elektronischem Katalog in einem sechsmonatigen Pilotprojekt erprobt, das im Januar 2002 beendet wurde. Zu den ersten Pilotanwendern gehörten unter anderem die bayerische Staatskanzlei, das Finanzministerium, die Bezirksfinanzdirektion München und das Landratsamt Pfaffenhofen. Diese Pilotphase war vor allen Dingen auch deshalb notwendig, um zu zeigen, an welchen Stellen noch Verbesserungen notwendig sind.

Es hat sich gezeigt, welche vielfältigen Vorteile E-Procurement-Lösungen für Beschaffer und Lieferanten haben. So konnten auf Seiten der öffentlichen Verwaltungen nicht nur die Bestellkosten gesenkt, sondern auch die bessere Vergleichbarkeit von Produktinformationen erreicht werden.

Aber nicht nur die Verwaltung, auch die Lieferanten profitieren unmittelbar von der Beschaffung über das World Wide Web: Die Rationalisierung der Prozesse, eine Senkung der Vertriebskosten und die Präsenz auf dem Virtuellen Marktplatz Bayern als Anlaufpunkt auch für andere potenzielle Kunden sind nur einige der positiven Aspekte. Vor diesem Hintergrund ist es denn auch nicht verwunderlich, dass man beim VMB schon weitergehende Pläne schmiedet. So soll demnächst zusätzlich gemeinsam mit dem Freistaat ein elektronisches Vergabeportal initiiert werden und längerfristig ist auch ein ganzheitlicher Beschaffungsprozess auf Grundlage der webbasierten Lösung “SAP Business-to-Business Procurement” (BBP) geplant, die sich in vorhandene SAP R/3-Systeme einbinden lässt.

Der Freistaat Bayern verspricht sich von der Internet-Plattform aber auch konkrete Einsparungen bei der eigenen Beschaffung. So sollen durch E-Procurement von Verbrauchsgütern die Einkaufs- und Prozesskosten um mindestens zehn Prozent abnehmen. Richtig schlank wird die öffentliche Verwaltung aber erst werden, wenn auch die elektronische Unterschrift flächendeckend etabliert ist. Seit Anfang letzten Jahres vereinfacht das Signaturgesetz das Unterschreiben ohne Tinte. Künftig wird es deshalb auch im VMB eine digitale Signatur geben, die der eigenhändigen Unterschrift entspricht. Technisch möglich macht dies ein mit dem PC verbundenes Kartenlesegerät. Um rechtsgültig zu unterschreiben, muss der Bürger dann nicht mehr den Stift zücken, sondern seine Chipkarte in das Lesegerät einlegen und die geheime PIN eintippen. Wenn die Karte zugleich die Bezahlung besorgt, werden sich auch kostenpflichtige Behördenakte bequem am heimischen Bildschirm abwickeln lassen. Denkbar ist eine Belastung per Kreditkarte oder GeldKarte, die mit einem Guthaben versehen ist.