Mit dem eigenen Smartphone in deutschen Amtsstuben

Eine repräsentative Studie der Universität Siegen und der Universität Münster in Kooperation mit dem Nationalen E-Government Kompetenzzentrum (NEGZ e.V.) untersuchte das Nutzungsverhalten von konsumentenorientierten Technologien durch Mitarbeiter der Kommunalverwaltung am Arbeitsplatz und ermittelte, wie die öffentliche Verwaltung mit der Nutzung neuartiger Endgeräte und Anwendungen umgeht.

Das Zeitalter der Digitalisierung produziert eine Reihe an neuartigen, zumeist englischen Begriffen. Bring-Your-Own-Device (BYOD) oder IT-Consumerization (ITC) sind zwei mittlerweile oft diskutierte Beispiele. BYOD beschreibt das Phänomen, eigene private mobile Endgeräte an den Arbeitsplatz, in die Schule oder Universität mitzubringen und sie dort in sein jeweiliges Tätigkeitsfeld zu integrieren. Unternehmen und Organisationen versprechen sich dabei besonders ökonomische Vorteile, da der digitale Arbeitsplatz auf Eigenkosten des Arbeitnehmers mitgestaltet wird. Der Arbeitnehmer kann von praktischen Nutzen, Wahlfreiheit und eigenem technischen Kenntnisstand profitieren. ITC, also die Vermischung von privater und beruflicher Nutzung von mobilen Endgeräten, knüpft daran an. So wirken sich die omnipotente Digitalisierung und die Personalisierung von Smartphone, Tablet und Co. zunehmend sowohl auf private als auch auf berufliche Gewohnheiten aus.

Die Möglichkeit privater Nutzung von Unternehmens-IT ist eine weitere Strategie, die in der Verwaltungsrealität bereits vorkommt. Hier sprechen Experten von der „Company-Owned-Personally-Enabled“ (COPED).

Digitaler Arbeitsplatz in der Kommunalverwaltung

Die Studie fand heraus, dass 27% der Befragten dienstlich bereitgestellte Geräte auch für private Verwendungszwecke nutzen. 23% geben an, auch dienstlich bereitgestellte Accounts (z.B. Email oder soziale Medien) zu verwenden. Allerdings können nicht alle Befragten auf die diversen Endgeräte zugreifen und sie privat nutzen.

Wie gestaltet sich die Regulierung in den kommunalen Verwaltungen? Hier herrscht scheinbar Unsicherheit, denn 45% der Verwaltungsmitarbeiter gaben an, dass keine Regulierung für die Nutzung privater Endgeräte getroffen wurde. Die Forscher erklären diesen mangelnden Regulierungswillen mit der technischen Komplexität und rechtlichen Bedenken. Die rechtlichen Überlegungen betreffen vor allem die Frage des Datenschutzes. Allerdings verbieten nur 36% der Vorgesetzten ihren Mitarbeitern die Nutzung. Häufiger wird die Verwendung privater Accounts für berufliche Zwecke verboten (48%). Die Nutzung von beruflich bereitgestellten Geräten und Accounts für private Zwecke ist nur bedingt stärker reguliert.

Zudem sind Reglements und IT-Richtlinien zum Umgang mit Konsumenten-IT auch eine Frage der Größe jeweiliger Verwaltungseinheiten. Kleinere Verwaltungen regulieren tendenziell weniger. Dies kann am größeren Vertrauen der Mitarbeiter untereinander liegen. Wenn Regeln durch Verwaltungsrichtlinien vorhanden sind, werden diese größtenteils auch eingehalten, so eine weitere Erkenntnis der Wissenschaftler. Dort wo die Erlaubnis zur Nutzung privater Endgeräte besteht, wird dies auch durch 68% der Beschäftigten angenommen. Dabei greift ein Verbot nicht immer, fast ein Drittel gaben an auch trotz Verbote seine eigenen Geräte zu benutzen. In unregulierten Verwaltungen besteht eine verhältnismäßig hohe Nutzungszahl. Das jeweilige Nutzungsverhalten variiert aber auch nach demographischen Gesichtspunkten. Während beispielsweise Männer verstärkt eigene Endgeräte benutzen, nimmt die Verwendung von privaten Geräten auch mit der IT-Kompetenz signifikant zu.